Verimli toplantı nasıl yapılır ?

Toplantı tek tek görüşülmesi zaman alan insanların aynı anda bir araya getirilmesi sonucu gerçekleşen faaliyettir. Eskiden bu tanıma aynı ortam sözünü de ekleyebilirdik ama artık telekonferansların da hayatımıza girmesiyle buna gerek kalmadı.

Verimli bir toplantı yapmak için neler yapmak gerekiyor?

 

1.Gündemi önceden haber verin.

Toplantı başlamadan o toplantının sınırları çizilirse, konuşulacak konular belirlenirse ve bu başlıklar katılacaklara gönderilirse toplantımız daha verimli olur. Katılanların bir kısmı hazırlıksız geleceklerdir. Ama yine de kafalarında bir fikir oluşmuş olur. Ben bilmiyordum, haberim yoktu bahanesinin arkasına sığınamazlar.

2.Günü ve saati belirli olsun.

Gelin arkadaşlar sorunlarımızı konuşalım, toplantı yapalım dediğinizde, nedense herkesin aynı anda işi çıkıyor. Fakat toplantıdan 2-3 gün önce toplantımız şu gün şu saat yapılacak derseniz, insanlar kendilerini bir şekilde bu programa uydurmuş olacaklar. Bunun yanında toplantıları hep aynı gün ve saatte yaparsanız insanlar buna alışır. O gün, o saat gelince kendilerini toplantı salonunda bulurlar.

3.Konu dışına çıkılmasına izin vermeyin.

Gündemin önceden belirlenmesi toplantımızın daha düzenli ilerlemesini sağlayacaktır. Bunun yanında toplantıyı yöneten kişinin, konuların dışına çıkılmasına izin vermemesi gerekir. Çünkü belirli bir çizgi, sınır koyulmazsa insanlar içlerini dökmeye, sıkıntılarını anlatmaya başlıyorlar. Böyle olunca da şirketin sorunlarına çözüm bulmak için toplanmışken, kendinizi ülkenin siyasi gündemini konuşurken bulabiliyorsunuz.

Okuldayken dersi kaynatmaya çalışan çocuklar varsa, toplantıyı kaynatmaya meyilli insanlar da olacaktır. Genelde aynı kişilerdir ve fırsat verilirse toplantı amacından uzaklaşabilir.

4. Alınan kararların sorumluluğunu kişilere, bitiş tarihleriyle verin.

Toplantılarda kararlar genelde “yapılacak, sonuçlandırılacak” şeklinde alınır. Ama bir sonraki hafta bakarsınız gündemde aynı sorunlar var. Çünkü “ecek, acak” ekinin sahibi yoktur. Kimse de sahiplenmek istemez. Bu yüzden toplantılarda alınan kararları kişilerin sorumluluğuna vermek daha doğrudur. Yani biz böyle bir karar aldık Mehmet Bey tarafından bir hafta içinde tamamlanacaktır şeklinde.Böyle olunca kimin yapacağı ve ne zaman yapılacağı daha net belli olur ve takibi kolay olur.

5.Toplantı notlarını yazılı tutun ve raporlayın.

Söz uçar, yazı kalır misali toplantı notlarını yazıya dökmek gerekir. Çünkü iletişimin o kadar hızlı ilerlediği bir çağda yaşıyoruz ki bu bilgi bombardımanı altında birçok şeyi unutabiliyoruz. Bu yüzden toplantılarda bir kişi belirlenmeli ve toplantının notları tutulmalı. Daha sonra bu notlar rapor haline getirilip toplantıya katılanlara gönderilmelidir. Bu şekilde toplantı insanların zihninde daha derli toplu hale gelir. Alınan kararlar netleşir. Yapılacaklar hakkında daha fazla bilgi sahibi olunur.

6.Bir önceki toplantının kararlarını kontrol edin. Her toplantıya bir önceki toplantının kararları kontrol edilerek başlanırsa eksikler daha net ortaya çıkıyor. Okulda öğretmenlerimiz defterlerimizi kontrol ederdi. Yaptık mı yapmadık mı diye. Toplantı başkanı da alınan kararlara ne kadar uyulduğunu kontrol etmeli. Çünkü insanlar takip edilince 1-2 sefer yapmasalar bile tekrar açıklama yapmamak için belirli bir süre sonra yapmaya başlayacaklardır.

İyi toplantılar…